Vroegtijdige betrokkenheid van de OR

De ondernemingsraad wil graag vroegtijdig betrokken zijn bij nieuwe plannen of besluiten die een organisatie wil doorvoeren. De ondernemingsraad kan immers meedenken met de bestuurder over de noodzaak en uitvoering van de plannen of besluiten, de gevoelens en wensen van de achterban inventariseren, maar ook eventuele alternatieve oplossingen aandragen. Bovendien heeft de ondernemingsraad een belangrijke rol in het draagvlak voor nieuwe plannen of besluiten.

Wat kun je als ambtelijk secretaris doen om er voor te zorgen dat de ondernemingsraad vroeg is betrokken?

In dit artikel krijg je meer informatie over de rol van ambtelijk secretaris en vooral praktische tips hoe je vroegtijdige betrokkenheid voor de ondernemingsraad kunt realiseren. Welke analysemodellen er zijn en hoe je ze gebruikt?

Moment van betrokkenheid

Eerst even helder krijgen op welke moment de ondernemingsraad betrokken dient te zijn. Dat lichten we toe met het ‘duikplank moment’.

Het duikplank moment
Stel de bestuurder staat op de duikplank, klaar voor de sprong. De bestuurder staat net met de teentjes over de rand van de plank en vraagt de ondernemingsraad: ‘Is het oké als ik een dubbele schroef en driedubbele salto’s maak?’

Is de bestuurder op dit moment tijdig genoeg met het vragen van advies of instemming?

Jazeker! jullie kunnen nog advies geven om iets te wijzigingen in de sprong voordat de bestuurder de sprong waagt. Als ondernemingsraad moeten jullie van wezenlijk invloed zijn. Dat ben je! De sprong is nog niet gemaakt en kan nog worden aangepast. Naast het feit dat je wezenlijke invloed moet hebben op het besluit dient de bestuurder jullie te betrekken bij de keuze uit de alternatieven en na inzicht in de belangrijkste gevolgen. Dus een dubbele schroef levert meer punten op dan een enkele schroef, maar heeft ook een hogere risicofactor.

Wanneer is de bestudeer in deze situatie te laat?

Inderdaad, wanneer de bestuurder al schreeuwend de duikplank af gaat en roept: ‘Oh ja, ondernemingsraad ik maak nu een dubbele schroef en drie dubbele salto’s. Is dat oké voor jullie?’ 
En plons daar ligt de bestuurder al in het water. Er is al uitvoering geven aan het besluit en de jullie hebben geen wezenlijk invloed meer.

Het duikplank moment is dus een belangrijk moment in de beïnvloedingsmogelijkheden van de ondernemingsraad.

Vroegtijdige betrokkenheid

We zien dat vroegtijdige betrokkenheid voor veel ondernemingsraden een belangrijk thema is en vooral toeneemt in aandacht. Steeds meer ondernemingsraden richten zich op strategische thema’s. Dat vraag om een ander moment van betrokkenheid en een andere ondersteuning van de ambtelijk secretaris.

Wanneer is de ondernemingsraad vroegtijdig betrokken?

In de praktijk zal je merken dat er tussen de ondernemingsraden en bestuurder nogal eens een verschil in de beleving bestaat over vroegtijdige betrokkenheid. In onderstaand schema zie de besluitvormingsfasen van de bestuurder in grote lijnen.

Wat is het moment om de regie te nemen?

Veelal krijgt de ondernemingsraad informatie over de probleemstelling/uitdaging tijdens het Art. 24 overleg of tijdens de overlegvergadering. Veel bestuurders nemen de ondernemingsraad vaak al vroegtijdig mee in de ontwikkelingen die spelen. Dit is hét moment waarop de ondernemingsraad zelf de regie moet pakken over het onderwerp.

Er kunnen werkafspraken worden gemaakt met de bestuurder over de rol en het moment van betrokkenheid van de ondernemingsraad. Doet de ondernemingsraad dit niet, dan volgt er een moment van ‘stilte’. De ondernemingsraad is vroegtijdig geïnformeerd en de bestuurder gaat met het management team aan de slag om alles uit te werken (de ‘brainstorm fase’ en de ‘keuze fase voor de aanpak’). Zodra het besluit is vormgegeven, valt de aanvraag op de deurmat van de ondernemingsraad; de ‘WOR-fase’. Soms toch nog als een complete verrassing voor de ondernemingsraad.

Wat is de rol van de ambtelijk secretaris?

Als ambtelijk secretaris kun je hierbij helpend zijn. Zowel de bestuurder als ondernemingsraad kunnen vroegtijdige betrokkenheid en de uitvoering ervan anders beleven.

Timing en uitvoering vroegtijdige betrokkenheid
Aan de ene kant heeft de bestuurder de ondernemingsraad toch vroegtijdig geïnformeerd en vervolgens netjes de aanvraag richting de ondernemingsraad gestuurd. Precies volgens het duikplank moment. Er is sprake van vroegtijdige betrokkenheid en wezenlijke invloed.

De ondernemingsraad verstaat onder vroegtijdige betrokkenheid echter meer dan enkel vroegtijdig geïnformeerd te worden. Voor de ondernemingsraad betekent het vaak juist dat de raad ook in het moment van ‘stilte’ betrokken is en mee kan praten. Dus gezamenlijk brainstormen en meebeslissen in de keuze van de aanpak. 

Rol van de ambtelijk secretaris

Jij kan als ambtelijk secretaris de ondernemingsraad en de bestuurder bewust maken van de timing en uitvoering van vroegtijdige betrokkenheid. Maak het verschil in beleving bespreekbaar. De ervaring leert dat dit al de helft van de problemen en frustraties wegneemt.

Vormgeven vroegtijdige betrokkenheid
Naast het bespreekbaar maken van het verschil in beleving kun je de ondernemingsraad ook ondersteunen bij het zelf vormgeven van de vroegtijdige betrokkenheid. Het is niet alleen de bestuurder die de ondernemingsraad tijdig mee moet nemen. De ondernemingsraad kan ook zelf het moment van de ‘stilte’ opvullen door zelf aan de slag te gaan.

Rol van de ambtelijk secretaris

1. Tijdig werkafspraken maken met de bestuurder
2. Zaken op voorhand meegeven
3. Meer informatie ophalen bij de bestuurder
4. Ondersteun de ondernemingsraad bij het ontwikkelen van infinitieven
5. Werken met analyse modellen.

Deze punten worden hieronder uitgewerkt.

1. Tijdig werkafspraken maken
Op het moment dat de bestuurder heeft aangegeven dat hij met een probleem/uitdaging aan de slag gaat, kan de ondernemingsraad ook zelf de regie pakken en het volgende doen:

Wanneer een probleem/uitdaging impactvol is (bijvoorbeeld bouwen van een nieuwe fabriek) kun je met de ondernemingsraad in kaart brengen welke stappen de organisatie in een dergelijk traject zet en per stap bepalen welke rol de ondernemingsraad voor zichzelf en voor de medewerkers ziet. Op basis van deze uitkomsten kan de ondernemingsraad werkafspraken met de bestuurder maken over de rol en moment van betrokkenheid in het gehele traject.

2. Zaken op voorhand aan de bestuurder meegeven
Je kunt de ondernemingsraad stimuleren alvast na te denken over welke inhoudelijke zaken de ondernemingsraad de bestuurder wil meegeven. Zoals:

• • Aandachtspunten
  • Randvoorwaarden
  • Criteria
  • Zorgen
  • Kansen die de ondernemingsraad ziet.

3. Meer informatie ophalen bij de bestuurder
Vroegtijdige betrokkenheid begint met een actieve Art. 24 vergadering. Je kan voorstellen doen om het Art. 24 overleg anders in te vullen, om zo te voorkomen dat het overleg een eenrichtingsverkeer is vanuit de bestuurder. Door een andere invulling te geven aan het overleg krijgt de ondernemingsraad mogelijk meer informatie boven tafel.

Mogelijkheden om meer informatie op te halen

• Maak afspraken over de rol van de ondernemingsraad
  Zorg dat je de onderwerpen die de bestuurder wil bespreken vooraf op de mail ontvangt. Hierbij is een beetje context prettig: wat gaan ze doen? – wat is de werkwijze? – wat is de planning?
  Met deze informatie bepaal je vooraf en samen met de ondernemingsraad hoe en op welke wijze de ondernemingsraad betrokken wil zijn bij het thema. Tijdens het overleg kan je de ondernemingsraad helpen om met de bestuurder afspraken te maken over de rol van de ondernemingsraad, op welke momenten en hoe de ondernemingsraad wordt betrokken. Je ondersteunt de ondernemingsraad als jij de afspraken goed vastlegt in de notulen of een convenant. Daarnaast kun je de onderwerpen opnemen in een jaarplanning.

• Zet stappen op DE STEP
  DE STEP is een tool dat veel wordt gebruikt om de strategie van een organisatie te bepalen. Aan de hand van verschillende onderwerpen word de invloed van buitenaf en intern op de organisatie besproken. Vervolgens bepaalt de organisatie met welke onderwerpen de organisatie iets moet of wil doen.
  De factoren van DE STEP: demografisch/economisch/sociaal, cultureel/technisch/ecologisch/politiek en intern. Door de thema’s van DE STEP met elkaar te bespreken ontstaat er een ander gesprek, een ander beeld en mogelijk meer informatie.

• Plan vooruit
  Op basis van de input van de bestuurder en de ondernemingsraad op de Art. 24 vergadering kun je een jaarplanning opstellen. Dit kun je als levend document gebruiken om zicht te houden op de onderwerpen die in een periode gaan spelen.

4. Ondersteun de ondernemingsraad bij het ontwikkelen van initiatieven
Om echt de ‘stilte’ in te vullen kun je de ondernemingsraad stimuleren om initiatieven te ontwikkelen, onder het Initiatiefrecht Art 23.3 Wet op de Ondernemingsraden. 
In de praktijk werken de onderstaande vormen van initiatieven goed om de vroegtijdige betrokkenheid van de ondernemingsraad vorm te geven.

Vormen van initiatiefvoorstellen

• Preadvies
  In een preadvies formuleert de ondernemingsraad de eerste reactie op de informatie die tot dan toe is ontvangen. Dit kan betrekkelijk weinig informatie zijn, maar ook op een stuk waarin de overheid gepresenteerd de start van een wetswijziging presenteert.In een preadvies kun je het volgende kwijt: 

   

  • Welke afspraken wil je maken met de bestuurder over het proces?
  • Welke vragen wil je stellen om inzicht te krijgen in het proces?
  • Betrokkenheid ondernemingsraad en hoe gaan we om met ‘informeren’
  • Welke aandachtspunten wil je meegeven?
  • Welke zorgen wil je meegeven?
  • Welke kansen ziet de ondernemingsraad?
  • Welke kaders wil je als ondernemingsraad meegeven?
  • Welke criteria vind je van belang?
  • Welke belangen heeft de ondernemingsraad?
  • Wat vind je als ondernemingsraad belangrijk?
  • Wat verwacht je van de aanvraag (toetsingscriteria van de ondernemingsraad)?
  • Wat verwacht je van de opvang personele gevolgen?

• Voorlopig commentaar
  Een andere vorm van initiatiefvoorstel is een voorlopig commentaar. Hierin geef je aan wat de ondernemingsraad vind van de informatie die ze tot dan toe hebt gekregen.
  Let goed op je formulering! Formuleer de feedback van de ondernemingsraad constructief en laat het geen beerput worden van wat de ondernemingsraad allemaal niet goed vindt.

• Werken met concepten
  Je kan de bestuurder de tip een meegeven een conceptaanvraag richting de ondernemingsraad te sturen. De ondernemingsraad kan dan alvast op de conceptaanvraag reageren en zo input geven op het definitieve besluit. Later volgt de definitieve aanvraag waarop de ondernemingsraad alsnog kan reageren. Als het goed is, is de definitieve aanvraag echter een hamerstuk zonder verrassingen.

4. Werken met analyse modellen
Als ambtelijk secretaris kun je met analysemodellen de ondernemingsraad goed ondersteunen bij het opstellen van het initiatiefvoorstel. Hierbij twee tips:

PIN-analyse
De PIN-analyse is een handige werkvorm die je heel veelzijdig kan inzetten. PIN staat voor: Positief/ Interessant/ Negatief.

In de tabel hieronder zie je in de eerste rij de eerste ronde van de PIN en in de tweede rij de tweede ronde van de PIN. De uitkomsten van de tweede ronde kun je gebruiken als input voor jullie preadvies/ conceptadvies. De PIN is ook een goed instrument om de achterban mee te bevragen.

WOL-analyse
Een ander methodiek is de WOL-analyse.
WOL staat voor: Wensen/Onduidelijkheden/Lastige zaken. De WOL-analyse maak je op het moment dat de bestuurder nog niet veel heeft uitgewerkt. Hierbij geef je dus vroegtijdig zaken mee. Je kunt de medewerkers uitnodigen hier een bijdrage aan te leveren.

Meer informatie?

Wil je meer weten over hoe je als ambtelijk secretaris processen kunt begeleiden en analysemodellen kunt toepassen?